Mein Dokument Management System – Papierloses Büro

Last Updated on 5. April 2017 by Simon

Nachdem ich zwei Dokument Management Systeme ausprobiert habe, und nicht sonderlich begeistert war, habe ich mich entschieden eine einfache Ordnungsstruktur anzulegen. Ist meiner Ansicht nach etwas altbacken, aber wenn nichts besseres auf dem Markt ist …

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Meine Anforderungen

Neben der Online-Verfügbarkeit – auch Unterwegs möchte ich auf meine Dokumente zugreifen können – war für mich die (eigene) Verschlüsselung der Dateien und Ordner beim Anbieter sehr wichtig. Kosten darf die Lösung auch etwas.

Diese Lösung soll nur für private Dokumente (PDF und Word Dateien) verwendet werden.

Meine Lösung

Nach diesen Anforderungen kam für mich nur eine «Ordner-Struktur» in Frage welche ich anschliessend «in die Cloud» synchronisiere.

Verschlüsselung

Boxcryptor. Das System hat mich in der einfachen Handhabung, dem geringen Preis und dem Firmenstandort Deutschland überzeugt. Die Anwendung kann auch in einer Gratis Version verwendet werden, da kann aber nur zwischen zwei Geräten synchronisiert werden. Mir reichte dies nicht aus, also habe ich mich für den Kauf entschieden. Vor dem Upload werden die Dateien und verschlüsselt (optional können auch die Datei- / Ordnernamen verschlüsselt werden) so kann niemand etwas aus den Dateinamen herleiten.

«Cloud»-Anbieter

Dropbox. Da meine Daten gut verschlüsselt übertragen und gespeichert werden, habe ich mir zum Anbieter nur Gedanken über die Langlebigkeit des Hosters gemacht. Ich möchte einen Anbieter welcher nicht von heute auf morgens eine Tore schliesst. Bei Dropbox habe ich diese Befürchtung nicht. Zur Zeit reicht mir der begrenzte Speicherplatz von 2.25GB noch sehr gut.

Ordner Struktur und Dateinamen

Ich habe eine möglichst flache Hierarchie gewählt, um beim klicken nicht «drauf zugehen». Diese sieht in etwa so aus:

  • Rechnungen
    • AA-Offene-Rechnungen
      • Rechnungssteller-1_Rechnungsnummer_2017-01-14.pdf
      • Rechnungssteller-2_Rechnungsnummer_2017-02-21.pdf
    • Rechnungssteller 1
    • Rechnungssteller 2
    • …
  • Finanzen
    • Bank A
      • Bankname-A_Kontonummer_Jahresabrechnung_Datum.pdf
    • Bank B
    • …
  • Steuern
    • 2015
    • 2016
    • …
  • …

Nach dem Scannen kommen alle Rechnungen in den «AA-Offene-Rechnungen» Ordner und werden anschliessend verschoben.

Dateinamen

Da ich die Windows-Suche verwende, habe ich versucht im Dateinamen so viele Informationen wie möglich zu hinterlegen, dieser aber nicht zu überladen. Manchmal weiche ich da etwas ab. Aber im Grossen und Ganzen halte ich mich an die eigene Vorgabe.

Fazit

 

Die erarbeitete Lösung finde ich für Zielführend und finde mich in den Ordner gut zurecht. Anpassungen sind schnell vorgenommen und ich nicht an ein System (Software) gebunden. Falls ich mich in Zukunft gegen Dropbox oder Boxcryptor entscheide, kann ich das tun. Die Dateinamen, Dateiformate und Struktur sind nicht in ein kommerzielles Korsett gezwängt, ich bin meiner Ansicht nach flexibel.

Bis heute hatte ich mit dem Sync-Client von Dropbox keine Probleme, auch Boxcryptor hat mir noch keine Datei oder keinen Ordner zerschossen.